Le logiciel de gestion des achats représente un outil qui permet de suivre toutes les activités se rapportant à l’achat. Il est toutefois doté d’autres fonctionnalités toutes aussi indispensables. Découvrez-les.
Le suivi du flux de trésorerie et l’approvisionnement
En tant que solution d’approvisionnement, cet outil permet de gérer des fournisseurs, l’inventaire, mais aussi les budgets. Il contribue à gérer les contrats avec des fournisseurs. Par la suite, il a pour avantages de vérifier la conformité et d’analyser les données de transaction. Ceci permet aux utilisateurs de réaliser aisément les rapports.
En tant que solution de gestion des achats, il permet de gérer le flux de trésorerie, générer les devis et demandes d’achat puis réaliser la facturation. Il s’intègre facilement à des plateformes externes notamment Drop box et IBM. Il s’adapte tant aux grandes entreprises qu’aux toutes petites.
Contrôle de l’évolution des commandes et suivi des fournisseurs
Il s’agit d’une activité qui permet de suivre l’évolution des commandes à partir de numéros d’identification. Par la même occasion, il gère les fournisseurs à travers le contrôle des dettes et des retours.
En effet, le fournisseur peut avoir connaissance du montant des dettes de l’entreprise. Il évalue aussi les coûts des remboursements liés aux demandes de clients.
Quant à l’autre fonctionnalité du logiciel d’achats, elle concerne la gestion automatique des réclamations. Par la même occasion, le logiciel décide de celles qui sont recevables et celles qui ne le sont pas. Les paiements par carte bancaire sont aussi gérés.
D’autres fonctionnalités y sont également intégrées. Elles permettent donc de faciliter le commerce électronique et créer des catalogues de produits. Les bons de commande sont créés automatiquement et envoyés aux fournisseurs.
L’entreprise peut à cet effet, gérer les commandes élaborées par le devis, gérer l’inventaire et suivre le devis. Certains d’entre eux, sont dotés d’une fonction d’alerte. Celle-ci prévient les dépassements de budget pour une meilleure gestion.
Gestion des ventes et le processus d’achat
Pour certaines entreprises, ce logiciel permet de gérer les ventes, la clientèle et les prospects. Il est possible de créer à la fois, des devis professionnels et des signatures électroniques. Ces devis peuvent être transformés en factures.
Dans une certaine mesure, il permet de planifier des actions comme un approvisionnement en termes de matières premières. En créant une base pour les fournisseurs, il est possible de suivre le processus d’achat. Ceci peut se faire depuis le passage de la commande auprès d’un fournisseur spécifique jusqu’à la livraison. Les traces peuvent y être gardées pour la comptabilité.
Il existe sous des versions adaptées aux structures de moins de 50 utilisateurs. D’autres versions sont constamment gratuites et peuvent être déployées localement pour des compagnies de plus de 50 utilisateurs.
